Как выгоднее оплатить сотруднику расходы по использованию его личного автомобиля?

Часто встречается такая ситуация, когда работнику, в связи с разъездным характером работы, приходиться пользоваться своим автомобилем. Обычно это сотрудники руководящего состава — начальники и директора. С данными работниками возможно следующее взаимодействие:

1. Заключение договора аренды автомобиля без экипажа.
2. Выплата компенсации за использование личного автомобиля.

Для организации гораздо выгоден первый вариант отношений.
Если сотруднику выплачивать компенсацию, то стоит подумать о том, как будет производиться выплата. Так как установив определенную сумму ежемесячных компенсаций, вам будет сложно обосновывать данную выплату в период отпуска, командировок и «больничных», ведь работник в это время не сможет находиться на рабочем месте, вы не сможете его «отмечать» в табеле учёта рабочего времени и подтверждать использование выплаты в целях компенсации. Заключив договор аренды, ничего обосновывать не придётся, потому что фирма арендует транспорт, которым может воспользоваться другой работник.

Договор аренды даёт возможность выиграть на сумме налога на прибыль. И компенсация, и арендная плата учитываются в налогообложении. Однако выплаты в виде компенсаций отражают в регистрах налогового учёта как расходы «прочие», связанные с производством и реализацией, и согласно статье 264 Налогового Кодекса РФ лишь в пределах утверждённых. Данные нормы составляют от 1200 до 1500 рублей в зависимости от рабочего объёма двигателя. Но на практике такая сумма с трудом может компенсировать затраты на горюче-смазочные материалы и ремонт автомашины.

Что касается арендных выплат по договору, то организация может учитывать их в налогом учёте в полном объёме. Обычно в сумму аренды закладываются стоимость ремонта, стоимость бензина, а также расходы по эксплуатации транспорта и платежи в пользу ГАИ.