Нередко у различных субъектов коммерческой деятельности возникает необходимость в совершении операций по возврату материальных ценностей. Например, торговая точка может вернуть поставщику некачественный товар или отменить неправильно пробитый чек. Если это не противоречит договору, то возврату подлежат и сезонные товары, то есть продукция, которая востребована в определенный сезон или в преддверии каких-либо значимых дат. В любом случае, все подобные операции сопровождает специальный документ, который носит название акт возврата. Он документально удостоверяет факт обратного перемещения материальных ценностей!
Акт возврата составляют на бланке, специально предусмотренном для данной операции. Но если бланка нет, то документ разрешается оформить и в свободной форме (но с указанием обязательной информации!).
В акте возврата обязательно указываются конкретные причины, по которым было принято решение о возврате конкретных материальных ценностей. При этом если причиной возврата является выявленный у товара брак, то к акту возврата товара прилагается акт о выявлении брака. Стоит отметить, что единой унифицированной формы акта на брак не существует, каждая организация самостоятельно разрабатывает образец данного документа.
Документация по возврату товара составляется уполномоченными лицами, при этом данные акты составляются в таком количестве экземпляров, которое необходимо для отчетности. Каждый экземпляр акта должен быть заверен подписями!
В сфере торговли очень часто приходится иметь дело с актом возврата денежных сумм по форме № КМ-3, который применяется для оформления возврата наличных денежных средств по кассовым чекам «день в день». А именно, если кассир выбил чек по ошибке или покупатель передумал брать товар после того, как чек уже был выбит. Также по форме № КМ-3 оформляется возврат денежных средств в том случае, если товар возвращается в день приобретения, до закрытия смены кассира, пробившего данный чек.
К акту возврата в данном случае обязательно прилагаются кассовые чеки, которые были ошибочно пробиты операционистом или возвращены покупателем при возврате товара. Эти чеки подлежат гашению! Для удобства их наклеивают на листы бумаги, чтобы в дальнейшем они не потерялись.
Однако нередки случаи, когда чек отсутствует. Этот факт необходимо задокументировать. Если кассовый чек отсутствует по вине кассира, то ему придётся написать объяснительную записку, в которой будут изложены причины его отсутствия. Если же в отсутствии чека есть вина покупателя, например, по причине утери, то клиенту необходимо представить соответствующее заявление с указанием того обстоятельства, что чек был утерян. В заявлении от покупателя обязательно должны быть указаны его полные паспортные данные. Впоследствии и объяснительная от кассира, и заявление от клиента прилагаются к акту.
За одну рабочую смену оформляется один акт возврата, в котором сводятся воедино все совершенные за смену возвраты. Запись о возврате совершается в журнале кассира-операциониста с указанием реквизитов составленного акта. Данный акт направляется в бухгалтерию и подлежит хранению в течение пяти лет!
